كيف تسجل مصروفاتك؟

قد يتبادر إلى ذهن القارئ عند قراءة هذا العنوان السؤال التالي: لماذا أسجل مصروفاتي؟ وللإجابة على هذا السؤال سنفترض أن شخصًا حديث التخرج حصل على وظيفة راتبها الشهري 9،000 ريال، وبعد سنة وقبل نهاية الشهر الثاني عشر، كان في حسابه 5،000 ريال. بإعادة النظر إلى هذه الحالة، سنجد أنه تم صرف 103،000 ريال خلال سنة واحدة فقط. أين ذهب كل هذا المبلغ؟

دائمًا تنصحني أمي بالإدخار، ولم أهتم لهذا الموضوع كثيرًا. وبعد مرور سنة تقريبًا في وظيفتي الأولى، سألني أبي مرة عن المبلغ الموجود في حسابي ولم يكن في حسابي الكثير، فسألني مستغربًا: “كيف استطعت صرف كل هذه المبالغ؟” لم استطع الإجابة حينها لأني لم أكن أدرك أنني فعلًا صرفت كل هذه المبالغ.

تفكرت في هذا السؤال كثيرًا. فقد صرفت ما يقارب 100،000 ريال. حللت مصروفاتي فاستطعت أن أصل إلى تصور أين ذهبت نسبة 50% من هذا المبلغ، أي أن ما يقارب 50،000 ريال لا أعلم أين ذهبت. وهذا ما دعاني إلى البدء بتسجيل مصروفاتي.

في البداية، قمت بتحميل برنامج رائع في تسجيل المصروفات وسهل الاستخدام، فبدأت بتسجيل كل ريال أين صُرِف. بعد أسبوعين أو ثلاثة، أردت النظر إلى مصروفاتي المسجلة وتحليلها، فوجدت أن البرنامج يعرضها بطريقة لم توصلني إلى أي معلومة مفيدة، سوا أنه عرض المصروفات كما يعرضها المصرف في كشف الحساب وهذه طريقة عرض لا تساعد على التحليل. ولكن وجدت أنني أصرف على الطعام أكثر من أي شيء آخر. واستنتجت أن التسجيل عملية متعبة. فخطرت في بالي طريقة جديدة للتسجيل.

بنيت طريقتي الجديدة في التسجيل على التخلص من نقاط الضعف في الطريقة الأولى:

• أولًا: قررت البحث عن برنامج آخر سهل في التسجيل ورائع في عرض النتائج، فلم أجد. ففكرت لوهلة: كيف لشخص حاصل على شهادة المحاسبة بمرتبة شرف أن يقع في مشكلة تسجيل أمر بسيط كالمصروفات؟ جرح هذا السؤال كبريائي ففكرت بجد أكبر، فأدركت أنني أستطيع تسجيل المصروفات وعرضها كيفما أشاء باستخدام برامج جداول البيانات وبالجوال الذي أحمله دائمًا. فقررت استخدام “جوجل شيتس” لأنه كان مُحملًا في الجوال. وهكذا تم التخلص من نقطة الضعف الأولى.
• ثانيًا: لأنني استنتجت أن عملية التسجيل متعبة، قمت بتقليص التسجيل وذلك بتسجيل مصروفات الطعام فقط لأنها الأكبر.

إضافة إلى ذلك، قمت بعمل ميزانية محددة للطعام لأنني أردت الإدخار لأمر مكلف ولكنه بعد أربعة أشهر. وحددت في الميزانية مبلغ 750 ريال للطعام العادي ومبلغ 600 ريال للطعام الفاخر. مر الشهر الأول بشكل رائع حيث كان التسجيل غير متعب وغير معقد. وأضفت إلى الجدول نسبًا تحليلة لكل أسبوع لأدرك بالنظر مباشرة كيف كان صرفي لهذا الأسبوع وكم تبقى لنهاية الشهر. استمريت على هذا أكثر من ثلاثة أشهر. وادخرت خلالها أكثر من 4،000 ريال شهريًا، وذلك لأنني تحكمت بأكثر البنود صرفًا على الإطلاق. ولكن واجهتني مشكلة وهي أنني أحيانًا لا أسجل صرفي مباشرة فأنسى كم صرفت بالضبط، وقد واجهتني هذه المشكلة في الطريقة الأولى أيضًا. وكذلك طموحاتي في التسجيل لا تقتصر على بند واحد وإن كان الأكبر.

طورت بعدها نظام تسجيل شامل على كل المصاريف ولا تتكرر فيه المشاكل السابقة ونسبة الخطأ فيه ضعيفة جدًا بالشروط التالية:

• الأول: أن أقسم المصروفات المهمة والمتكررة على بنود، لسهولة عرضها وتحليلها لاحقًا. ووضع المصروفات غير المهمة وغير المتكررة في بند “أخرى”.
• الثاني: أن يكون الدفع بالبطاقة البنكية دائمًا، إن أمكن، لكي يتم توثيق المصروفات إما بالرسائل أو بكشف الحساب.
• الثالث: اعتبار المسحوبات النقدية من الحساب البنكي مصروفات مباشرة وقبل أن يتم صرفها فعلًا، و أن تُسجل تحت بند “النقد”، وبهذا لا يمكن أن أنسى تسجيل أي مصروفات نقدية.
• الرابع: إذا تم الدفع نقدًا وكان المصروف يندرج تحت أحد البنود مثل “الطعام”، يتم تسجيل المبلغ تحت هذا البند لأغراض تحليلية وإحصائية لاحقًا، ويتم أيضًا تسجيله بالسالب تحت بند “النقد”، لأن جميع المبالغ النقدية محتسبة كمصروف مقدمًا.
• الخامس: وجود خانات للإيضاحات في حال أردت ذكر تفاصيل مهمة عن أي مبلغ مسجل.
• السادس: الجرد بعد نهاية كل شهر.

وجود التعقيد في المصروفات النقدية يعود إلى عدم استلامي للفواتير بعد الدفع وحرصي على تسجيل كل المصروفات تحت البند الصحيح للاستفادة لاحقًا كما ذكرت.

بعد استخدام هذا النموذج للتسجيل توصلت إلى نتائج مذهلة، فقد أصبحت أستطيع معرفة بالضبط كم أصرف وكيف أتحكم بمصروفاتي، وبالإضافة إلى أن مدخراتي زادت بنسبة كبيرة، بالإضافة إلى أنني أدركت أن الطعام ليس هو المشكلة الأكبر في مصروفاتي وأنني أصرف بمعدل قريب جدًا من ١،٣٥٠ ريال دون اتباع الميزانية المذكورة سابقًا أو أي ميزانية أخرى.

لتسجيل المصروفات ومتابعتها نتائج كثيرة مذهلة لا يمكن تصورها حتى تبدأ بالتسجيل. وكلما كبرت إيراداتك الشهرية زادت أهمية التسجيل. فمعرفة كم تصرف شهريًا وكيف تتحكم بمصروفاتك ستساعدك على الإدخار والتخطيط لحياتك مستقبلًا.

أما في حال رغبتك باستخدام نفس النموذج الذي أستخدمه، يمكنك تحميله من الرابط أدناه لتحميله واستخدامه على برنامج “إكسل” أو حفظ نسخة في “درايف” الخاص بك إذا كان لديك حساب “جوجل”:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1kIcuTUwjeFT8EjodvwjVvImUDH9ZGZLWWeY8zAxusRs/edit?usp=sharing

كما يمكنك مشاهدة عرض عن تفاصيل النموذج في الرابط أدناه:

https://docs.google.com/presentation/d/1c_aEQgbZGVyq0otqADIBNKkSszjmsNi0arnOkBTou6s/edit?usp=sharing

ملاحظة: الأرقام موضوعة كمثال فقط وليست حقيقية.